¿Qué es el Benchmarking y cómo usar esta estrategia en tu propio negocio?

¿Sabes ya qué es el Benchmarking y las ventajas que tiene para relanzar tu negocio al éxito?

Si te encuentras en el punto en el que necesitas darle una vuelta de tuerca a esa idea inicial con la que empezaste, no te preocupes, porque debes saber que con este proceso del que hablaremos largo y tendido en este post, podrás conseguirlo.

Es una manera de mejorar todo lo que no funciona como debiera o se quedó obsoleto en tu empresa, para así hacer crecer tu marca y aumentar tu ventaja competitiva.

¿Qué es el Benchmarking exactamente?

El Benchmarking es una técnica que consiste en evaluar los procesos de trabajo, servicios y productos de las empresas consideradas líderes en sus respectivos sectores, con el fin de identificar sus mejores prácticas para obtener nuevos conocimientos que podamos implementar en las estrategias de nuestro negocio.

De hecho, el término anglosajón benchmark significa “punto de referencia”. Así pues, se trata de observar de manera sistemática y continua las mejores prácticas empresariales de otras organizaciones, para encontrar puntos de mejora en nuestros propios procesos.

Deberíamos destacar, que no estamos hablando de un simple análisis de nuestra competencia, sino que de estudiar los procesos que destaquen dentro de cualquier otro negocio, sin tener en cuenta que su sector comercial sea como el nuestro o no.

Además, como veremos más adelante, tampoco se trata solo de mirar hacia fuera, también puede aplicarse internamente, es decir, evaluando y asimilando las mejores prácticas de otros departamentos que, dentro de nuestra empresa, obtienen un mayor rendimiento con su trabajo.

M. Spendolini resumió el benchmarking como: “Un proceso sistemático y continuo de evaluación de productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se reconocen como representantes de las mejores prácticas, el propósito es la mejora organizacional”.

Por otra parte, cabe reseñar que la innovación, en este mundo sobreexplotado y de masificada competitividad, es un reto realmente difícil hoy en día.

Admitámoslo, es complicado crear algo nuevo. Por ello, en muchas ocasiones, más que innovar, lo que pretendemos es conocer lo que ya existe para mejorarlo, potenciar la productividad de nuestra empresa con respecto de las otras, así como elevar los estándares de calidad de nuestros productos y/o servicios por encima de los de la competencia.

Este es, pues, el objetivo de esta técnica, ganar una ventaja cualitativa y cuantitativa para nuestra empresa dentro de su mercado y con respecto a nuestros rivales.

Pero, ¿qué no es el Benchmarketing?

En ciertas ocasiones, cuando los profesionales se refieren a este proceso empresarial, lo confunden dando a entender a quienes escuchan que es algo erróneo.

Por ello, siempre es favorable aclarar el concepto y dejar evidencias de lo que no es:

» No es un simple copia y pega

Raras veces la situación de 2 empresas diferentes puede compararse. La adaptación de las mejores prácticas, observadas con respecto a las peculiaridades de nuestra empresa es clave para el éxito de esta técnica, y en consecuencia, para nuestro éxito.

» No es un simple estudio de la competencia

Como ya he dicho anteriormente, se analizan las mejores prácticas de empresas relevantes o líderes, pero, sin importar el sector comercial al que se dediquen.

» No es un debate empresarial acelerado

Tampoco es una discusión interdepartamental, ni un seguimiento de empresas medias que no despuntan en el campo, ni una acumulación acelerada de datos de otras empresas.

Es un proceso largo, progresivo, complejo y que ha de ser ejecutado por profesionales especializados, por este motivo, lo más conveniente es recurrir a consultoras externas.

¿Cuáles son los tipos de Benchmarking que existen?

Su punto de partida es captar información y datos útiles de la competencia. Según el origen de nuestra fuente de análisis distinguimos, básicamente, cuatro tipos:

1º El competitivo

Es el más difícil de implementar, ya que consiste en compilar datos de empresas que son nuestra competencia directa. En esta tipología existen 2 subtipos:

• Competitivo primario, es aquel en el que se recoge información de manera directa de la compañía de referencia, bien por medio de sus distribuidores y clientes del servicio, bien por medio de ex- empleados, bien por medio de nuestro contacto directo con exactamente la misma.

Esta es, como resulta lógico, una labor difícil.

• Competitivo secundario, es en el que nuestra fuente de información es indirecta (prensa, Internet, ponencias…).

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2º El cooperativo

Por extraño que parezca, se da una retroalimentación entre empresas del mismo nicho o de diferentes nichos. En un caso de esta manera, la compañía que realiza el benchmarking contacta con la compañía líder que pretende observar para compartir información con ella, a fin de beneficiarse del mutuo intercambio de datos.

Es, claro está, el modelo más difícil de ejecutar, pues las compañías habitúan a ser verdaderamente reticentes al facilitar información sobre sus productos, servicios y procesas internos a otros.

Una alteración sensiblemente más eficiente, en el caso competitivo, es el que tiene como propósito a empresas que, aun perteneciendo a nuestro sector, actúan en un campo geográfico o país diferente y a su vez, también con un público objetivo diferente al nuestro.

Esto haría que no sean competencia tan directa y que, en consecuencia, el flujo de información se comparta con más sencillez.

3º El funcional o genérico

Se trata del aplicado a empresas punteras en un sector muy diferente al nuestro, pero que comparten con nosotros problemáticas similares.

4º El interno

Hace referencia a la propia empresa. Consiste en identificar las prácticas del mejor, ya sea del mejor empleado, ya sea del mejor departamento, para traspolarla a otros empleados o departamentos de la empresa.

¿Qué debo hacer para aplicar el Benchmarking en mi proyecto Online?

Una vez decididos a aplicar esta poderosa herramienta empresarial, debemos tomar en consideración ciertos factores que van a ser determinantes en su adecuada aplicación.

Toda esta estrategia que aquí hoy te planteo se puede dividir en 5 sencillos pasos: planear, recoger datos, examinar datos, elaborar un plan de acción y, por último, hacer un seguimiento y también incorporar acciones de mejora continuas.

¡Veámoslas!

1. Planificación previa

El paso inicial va a ser establecer una dinámica de trabajo que va a poder estar formada por un equipo: un jefe de equipo, que va a ser el «puente» con la dirección de la Marca o el proyecto, y uno o bien múltiples analistas, que van a ser los responsables de compilar la información para el Benchmarking.

El equipo de trabajo va a ser mayor o bien menor dependiendo del volumen de nuestra empresa como de los objetivos que se hubiera planteado.

Establecido el conjunto, su primera tarea va a ser determinar con claridad los próximos aspectos:

• Qué tipología vamos a desarrollar (de los vistos anteriormente).
• Con qué ámbito nos marchamos a comparar: propio a extraño.
• A qué empresa/s del sector escogido deseamos equipararnos en función de nuestros objetivos.

Por servirnos de un ejemplo, si nuestro objetivo es prosperar nuestro servicio posventa, vamos a buscar empresas con un alto índice de satisfacción por la parte del cliente.

Si se trata de incrementar aún más nuestras ventas, vamos a buscar la compañía del campo con mayores ventas; si nuestro objetivo es optimizar un producto determinado, vamos a buscar la compañía que mejor lo fabrique, etc.

2. Recolección de datos

Una vez determinados los datos que precisamos, hay que comenzar la siguiente etapa: recoger toda la información a nuestro alcance.

Ésta debe ser veraz, fiable y coherente con nuestros objetivos.

La información se puede recopilar de fuentes directas (entrevistas con ex empleados, proveedores y/o clientes, visitas a instalaciones de la empresa analizada para verificar por nosotros mismos sus servicios, atención al cliente, etc.)

También existen las fuentes indirectas (visitar su página web y perfiles en las redes sociales, leer entrevistas en prensa de sus directivos, artículos en revistas de negocios, asistir a conferencias impartidas por miembros de la empresa, estadísticas, encuestas de satisfacción, etc.)

3. Analizar datos

Reunida la información necesaria, procederemos a analizar los datos. Esto consiste, básicamente, en comparar la información obtenida de la empresa evaluada con los datos propios, identificando las diferencias.

Ahora nos tocará establecer las mejores prácticas que se podrían aplicar a nuestra empresa.

Este análisis debe ser:

• Cuantitativo: número de empleados, volumen de ventas, tiempos de espera, costes de producción, etc.
• Cualitativo: estrategias de fidelización al cliente, estrategias comerciales, etc. Un correcto análisis nos ayuda a detectar errores y nos enseña cómo corregirlos.

4. Confeccionar un plan de acción

Una vez que sabemos las mejores prácticas de la empresa analizada, y tomamos como referencia aquellos procesos que difieren de los nuestros, debemos adaptándolas a las particularidades de nuestra empresa e implementarlos para optimizar nuestro rendimiento.

Siempre, teniendo en cuenta que el objetivo final no es copiar o igualar lo que hace la empresa de referencia, sino que amoldarlo a nuestras características, para darle un mayor valor añadido de mejora a nuestras estrategias.

5. Seguimiento y acciones de mejora

La última tarea en el método de los cinco pasos consiste en elaborar un informe que sintetice todo el trabajo realizado por el equipo de Benchmarking y las conclusiones obtenidas del estudio.

Esto permitirá realizar un mejor seguimiento de los resultados en la implantación de las acciones de mejora derivadas de este proceso.

En conclusión

Un sistema de Benchmarking bien estructurado y bien aplicado hace que nuestra empresa avance aprendiendo de los mejores, es decir, introduce pues, la cultura del aprendizaje y de evolución continua dentro de nuestra compañía.

Esto nos permite adaptarnos con más agilidad a los cambios del entorno y a las fluctuaciones del mercado, como te he explicado a lo largo de este artículo.

En otras palabras, nos convierte en una empresa flexible y dinámica. Además, al facilitar un conocimiento profundo de nuestra competencia, nos capacita para “situarnos en el mapa”, es decir, nos hace conocedores de en qué posición estamos dentro de nuestro sector para poder mejorarla.

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Antes de leer este artículo, ¿sabías qué era el Benchmarking y la cantidad de beneficios que tenía?

¿Cómo estás aplicando tú esta técnica?

Cuéntame cómo lo implementas en tu negocio 😉