¿Qué es la gestión del tiempo y cómo optimizarla para ser más productivo en tu trabajo?

¿Cuántas veces has escuchado a alguien de tu equipo decir cómo puedo mejorar la gestión del tiempo en mi trabajo porque «No tengo tiempo»?

Estoy segura de que millones. Y seamos sinceros, ¿cuántas veces lo has dicho tú? ¡No te culpo!

Uno de los bienes más deseados que tenemos en la vida y en los negocios es el tiempo.

Diría que es un bien tan preciado como escaso. Muchas veces la falta de este es el primer obstáculo que tenemos para alcanzar el éxito.

Allí es donde debemos enfocar no solo nuestras acciones, sino también nuestras ideas.

¿Te has preguntado: cómo optimizar la gestión de tu tiempo? ¿Has investigado qué herramientas existen para mejorar tu día a día?

Continúa leyendo este artículo y lo resolveremos juntos.

De algo estoy segura: al finalizarlo, sabrás cómo volverte más productivo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Cuando hablamos de gestión del tiempo hacemos referencia al proceso por el cual estimamos nuestras horas disponibles y las tareas por realizar.

Puede sonar simple, pero si lo ponemos en palabras escritas quizás podamos tomar mejor noción de lo que implica.

Gestionar el tiempo para ser productivo requiere acomodar las tareas de manera eficiente en los intervalos de horas que podemos ocupar.

Esta puede ser la tarea más difícil de realizar: la estimación.

Porque si tenemos muchas tareas en pocas horas, nos sentiremos abrumados al no llegar a realizarlas. Y si tenemos mucho tiempo y poco para hacer, lo más probable es que consideremos que estamos siendo vagos o dejados.

La productividad se logra con el equilibrio. Y, parece difícil, pero a ese equilibrio podemos llegar.

Veamos algunos consejos que te ayudarán a ser productivo a ti y a tu equipo.

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en mi trabajo? Consejos útiles

Es importante saber que no te vuelves productivo ni un maestro en la gestión del tiempo de un día para el otro.

Como todo hábito, requiere (¡justamente!) de tiempo, orden y repetición.

Y por supuesto, de un cambio de mentalidad.

Si no lo estabas haciendo antes, toma estos consejos para gestionar mejor tus tiempos:

1º. Utiliza una agenda

Aún no se ha inventado nada mejor que una agenda para llevar todos tus compromisos y tareas actualizadas.

Así seas de los más tradicionales y lleves un viejo anotador o ya estés familiarizado con todas las funciones que ofrece, por ejemplo, Google Calendar, la agenda es insustituible.

Organiza tus días, semanas y meses y tendrás un mejor control de tus acciones y procesos.

Comparte el calendario con tu equipo y ayúdalos a organizarse también.

Verás que podrás planificar mejor las necesidades de tu negocio y los tiempos que te llevará cada actividad.

2º. Fija objetivos diarios: sin trucos, sé realista

Una de las recomendaciones más importantes es atacar las tareas del día.

Enfócate en lo que puedes terminar hoy, no mires lo que harás mañana.

Tener micro-objetivos puede ayudarte a lograr avances diarios, tener mejor visibilidad sobre un proyecto, compartir y recibir opiniones sobre temas puntuales.

IMPORTANTE: Roma no se hizo en un día. Sé realista con tus metas diarias, solo así podrás tener avances concretos y reales.

3º. Evita realizar muchas tareas al mismo tiempo

El famoso multitasking, tan ponderado hace años, hoy puede ser tu peor enemigo. ¿Por qué?

Si antes recomendamos atacar micro-objetivos, piensa en lo difícil que sería trabajar en todos ellos al mismo tiempo. ¡E intentar cerrarlos todos en el mismo día!

Trata de ocupar el tiempo y la mente en tareas específicas.

Evita tener muchas pestañas abiertas, suele ser uno de los mayores flagelos de la oficina virtual actual.

Divide tu día en bloques y enfócate en una actividad en cada uno de ellos. De esta manera además evitarás distracciones innecesarias.

4º. Tómate descansos, ¡los mereces!

Tanto si haces teletrabajo como si estás en la oficina, haz intervalos de descanso. Sin culpas ni remordimientos, organiza tus tiempos de dispersión.

Relaja tu mente, aparta la vista de la pantalla por un ratito, ocúpate de otros temas menos importantes e incluso aprovecha ese tiempo para buscar un café, hablar con un compañero de oficina o leer un rato las noticias.

El objetivo es distraerte, por unos minutos y de manera obligada, de tus ocupaciones.

¿Has oído hablar de la técnica del Pomodoro?

Consiste en usar un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos (pomodoros) de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso.

» Prueba esta plataforma para aplicar la técnica del Pomodoro

A eso se le suman pausas más largas cada cuatro pomodoros. Puedes encontrar más información aquí.

7 Herramientas que te ayudan en la gestión del tiempo de trabajo

Dicen que el tiempo es oro. Dicen también que el tiempo es dinero. Yo me pregunto si el tiempo lo es todo… No, pero casi.

En los negocios, fundamentalmente en las pequeñas y medianas empresas, el buen uso del tiempo es indispensable para conseguir resultados exitosos.

Y al revés también: el mal uso puede significar un camino de ida al fracaso.

Por eso aquí he apartado algunas herramientas útiles para optimizar la gestión del tiempo.

Las he dividido de acuerdo a las áreas en las cuales otorgan mayores beneficios.

Algunas son extensiones, otras aplicaciones, y otras simplemente herramientas.

Lo cierto es que puedes probarlas (¡la mayoría tiene prueba gratuita!) y así empezar a mejorar la gestión de tus tiempos.

Si hablamos de organización, échale un vistazo a:

1. One Tab

One Tab es una extensión de Google Chrome que te ayuda a guardar tus pestañas (o tabs) activas en una lista de enlaces.

Todas en un mismo lugar.

» Primero: será un alivio visual, te lo aseguro.

» Segundo: te ayudará a agrupar por tema, proyecto o como tú prefieras, y podrás encontrar la información relacionada con ello en un solo lugar.

Además, puedes transformar esa lista en un sitio Web para compartirla con el resto de tu equipo.

2. Pocket

Pocket es la aplicación de “guardar para después”. Sirve para no acumular esa información que te interesa, pero que no puedes tomar en el momento. Archívala.

Estará segura y ordenada en tu “bolsillo virtual”, mientras sigues ocupándote de tareas prioritarias.

Te ayudará a mantener tu información organizada (artículos, portfolios, enlaces) de manera simple.

Y gratuita.

3. Rescue Time

Como su nombre bien lo indica, Rescue Time es un software que te ofrece datos útiles sobre tu tiempo invertido en aplicaciones, sitios Webs y documentos específicos para conocer cómo optimizar tu día a día.

Te promete más tiempo productivo, sin sumar horas de trabajo. ¿Te interesa? Tiene una prueba gratuita de 14 días.

Si tu objetivo es planificar y automatizar tus procesos y acciones, te sugerimos:

4. Trello

Trello es un planificador / organizador de tareas súper intuitivo que te ayuda a organizar “desde un proyecto profesional hasta las vacaciones en familia”.

No es chiste, así lo dicen ellos mismos en su sitio Web. ¿Tienes una estrategia de marketing contenidos?

A través del sistema de tarjetas podrás ordenar tus publicaciones en distintos canales y dar visibilidad a tu equipo (Trello se basa en ser colaborativo) hasta el detalle sobre las fechas que tienes planificadas.

5. Doppler

Si quieres aumentar tu Base de Datos, hacer Email Automation Marketing basado en información de suscriptores y medir tus resultados en tiempo real, ¡Prueba Doppler!

Hasta puedes comenzar tu cuenta gratis.

Podrás crear formularios de suscripción para que capten nuevos clientes en tu sitio Web, blog, redes sociales, entre otros.

También puedes crear flujos automatizados de Emails para que se activen de acuerdo al comportamiento de tus visitantes y otros criterios que tú definas.

Si hablamos de automatizar acciones, comienza por aquellas que traigan resultados a tu negocio.

Después de todo, el Email Marketing sigue siendo la técnica digital con mayor Retorno de Inversión. ¡Imperdible!

6. Metricool

Metricool también te permite gestionar distintos perfiles sociales, programar y monitorizar. Pero además, hace unos informes y resúmenes muy claros y visuales que te ahorrarán mucho tiempo de análisis y elaboración.

Sin duda, si quieres potenciar tu estrategia en redes sociales, Metricool es tu elección.

Si eres Community Manager y aún no la tienes, ¡descubre este nuevo mundo!

» Te puede interesar ver: ¿Cómo usar Metricool para potenciar tu estrategia en redes sociales?

7. Hootsuite

Esta “herramienta de gestión” es ideal para redes sociales (Instagram, Facebook, Twitter y más).

Con Hootsuite podrás conectar con tus clientes, administrar distintos perfiles sociales, programar artículos y mucho más.

Todo desde un solo lugar: un tablero intuitivo para tener tus publicaciones bajo control.

Conclusiones y recomendaciones

Hasta aquí hemos visto algunas de las herramientas que te ayudarán a optimizar tu gestión del tiempo.

¿Son todas igual de útiles? Quizás sí, depende de tu negocio, del tamaño de tu equipo y de tus objetivos para la administración de tareas.

Lo cierto es que te sugerimos probarlas. Estas y otras que vayas encontrando en el camino, porque en la buena gestión del tiempo está la clave para ser más productivos.

Si algo estamos aprendiendo en estos años de Transformación Digital es que cada vez aparecen más y mejores aplicaciones para simplificar nuestros trabajos y para optimizar nuestros procesos.

Solo depende de nosotros, como líderes y marketeros, tomar la decisión de incorporarlas a nuestros proyectos.

¡Hoy puede ser un gran día para comenzar!

¿Conocías  estas herramientas de productividad? ¿Qué otras utilizas y te facilitan el día a día?

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